A rendszer különböző funkcióiban indítható nyomtatásokon túl a felhasználók saját tervezésű listákat, kimutatásokat is előállíthatnak. Ennek támogatására szolgál a Nyomtatások menü Saját listák című menüpontja. Ezt elindítva a következő kép jelenik meg:
Az ablak bal felső részén a már definiált listák címei láthatók, alatta a hozzá tartozó szűrőfeltétel szövegszerű megfogalmazásban. A feltétel alatt láthatók a listadefiníciónak megfelelő adatsorok, illetve két adattábla 1:N kapcsolata esetén a második adattábla azon adatsorai láthatók a képernyő legalsó részén, melyek az első adattábla éppen aktuális sorához kapcsolódnak.
A kiválasztott lista kimenete a Nyomtatás gombbal indítva négyféle formában készíthető el:
- Álló vagy Fekvő helyzetű grafikus listaként:
- File formában karakteres (mátrixnyomtatóra) listaként:
- Export állományként a felhasználó által megadható file-tipusban a következő paraméterező ablak értelemszerű kitöltésével:
Az alábbiakban egy részletes leírás következik a saját listák definiálására.
Új lista definiálást az ablak jobb felső részén található gombsorból az Új rekord hozzáadása gombbal kell indítani. Ekkor a következő képet láthatjuk:
A sárga színnel kiemelt mezőbe kell beírni az új lista címét, üres címmel lista nem hozható létre. Bár a program nem tiltja az ismétlődő címeket, az egyértelműség céljából lehetőleg egyedi címmel kell ellátni az egyes listákat. A cím megadása után a képernyő bal alsó részén lévő listából egy vagy két táblát kell kiválasztani, melyek mezői a mellette jobbra lévő egy vagy két kisebb listadobozban jelennek meg. A kiválasztás vagy a kiválasztás visszavonása a tábla neve előtti gombra történő jobb egérkattintással történhet meg. Ha két táblából kell a kimutatást készíteni, meg kell határozni a két tábla adatai közötti adatkapcsolat jellegét és a kapcsoló mezőket. Az adatkapcsolat jellegét a tábla nevek fölötti 1:1 és 1:N meghatározás valamelyikének kijelölésével kell megadni:
Ha a két kiválasztott táblában az adatkapcsolat jellege N:1, akkor a két tábla sorrendjét a listában meg kell fordítani úgy, hogy a többes kapcsolatot tartalmazó tábla az egyes kapcsolatot tartalmazó tábla alá kerüljön. Ezt a két kiválasztott tábla valamelyikével úgy lehet megtenni, hogy a tábla előtt lévő gombra a bal egérgombot rá kell nyomni, majd lenyomva tartva a megfelelő irányba (felfelé vagy lefelé) kell húzni. Ha a két tábla sorának helycseréje megtörtént, akkor lehet az egérgombot elengedni. A két tábla közötti adatkapcsolat kapcsoló mezőit gyakori adatkapcsolat esetén a rendszer a saját adatbázisából meg tudja határozni. Ezt jelzi a két tábla mezőit tartalmazó listadobozok közötti Kapcsolat automatikus beállítása. Amennyiben ez a kapcsolat automatikusan nem jön létre, úgy ennek bejelölése után a program kérni fogja a két táblában a kapcsolati mezők megadását. Ezeket egymás után a felső majd az alsó mezőlistából egyenként bal egérgomb kattintással lehet megadni. Természetesen egy táblából történő listázás esetén mindezekre nincs szükség.
Ezután ki kell választani a listára kerülő adatmezőket a (két) tábla mezőit tartalmazó listadobozból. A kiválasztást bal egérgombbal és egyidejűleg a CTRL gomb lenyomásával lehet egyszerre megtenni, majd a Kijelöltek hozzáadása gomb lenyomásával a Választott listamezők: felirat alatti listadobozban jelennek meg. A kiválasztás történhet célszerűen a kívánt mezők egyenkénti hozzáadásával is, vagy a Mindet hozzáadja gombbal, és az azt követő Kijelöltek törlése gombbal is. A kiválasztott mezők sorrendjét a listában a mezőkre lenyomott bal egérgomb megfelelő helyre (felfelé vagy lefelé) húzásával lehet megváltoztatni. A készülő lista sorrendjét a kiválasztott mezők egyikére történő jobb egérkattintással lehet meghatározni. A Kész gomb lenyomásakor ezt a program ellenőrzi, és kéri a kijelölést, ha még nem történt volna meg. Ha mindez rendben van, a listadefiniálás következő lépéseként a listára kerülő adatsorok feltételét lehet meghatározni a következő képen:
A lista feltétel nélkül is menthető, ekkor a Kész és a Módosítások mentése gombokkal a definiált lista - Leválogatási szempont nincs megadva felirattal a szűrőfeltétel helyén - mentésre kerül. Egy kész listához feltételt később is meg lehet határozni vagy módosítani a kép jobb felső részén a Szűrés gombra kattintva vagy törölni lehet egy már nem szükséges szűrőt a Szűrő törlése gombra kattintva.
A szűrőfeltétel meghatározási eljárása a saját lista definiálásnak talán a legbonyolultabb része, ezért ezt figyelmesen, a képernyőn megjelenő utasítások, változások értelmezésével és pontos betartásával lehet csak elvégezni. Egy meglévő
feltétel módosítása esetén megtartható a régi feltétel is és tovább bővíthető vagy a Törlés gombbal törölhető és új feltétel képezhető.
A feltétel összeállítása mondatszerűen történik meg a felkínált mondatrész-elemekből, melyeket a képernyőn lévő egyes listadobozokból kell kiválasztani. Az összeállított mondat a képernyő középső részén folyamatosan látható, míg a készülő mondatrészek-töredékek a képernyő bal alsó részén jelennek meg. Az összeállított mondatrészek bővítik a képernyő középső részén levő feltétel-mondatot, ekkor a képernyő alsó részéről eltűnik, helyet adva a további mondatrész-összeállításoknak.
Az összeállítást az engedélyezett listadobozokban történő megfelelő egérkattintással lehet elvégezni.
Az összeállítás algoritmusa a következő:
- először a Mezőválasztás: alatti listából a választott táblá(k) összes adatmezőjének kínálatából azt kell kiválasztani, amelyet a feltételbe be kell építeni. A kiválasztás a pozicionálást követően történhet az <Enter> billentyűvel vagy a bal egérgomb dupla kattintásával. A kiválasztott adatmezőre közvetlenül Logikai műveletet (relációt) lehet illeszteni (lásd később), vagy az adat típusának megfelelő Adat műveletet lehet kijelölni, melyek szükség szerint halmozhatók is, tehát több művelet végzése is kijelölhető, és ezek a kiválasztás sorrendjében értékelődnek majd ki;
- az utolsó adatművelet típusától függően vagy egy újabb mező és annak műveletei az előbbiek szerint (ha az adatok közötti műveletvégzés ezt igényli) vagy egy relációválasztás következhet;
- a relációválasztás a rendszer által felkínált lehetőségekből értelemszerűen történhet meg, a feltételmondatba csak a reláció jele kerül be;
- ha a logikai művelettel két adat kapcsolatát kell vizsgálni, ezután újabb mezőválasztás következhet, melyben lehetőség van a részkifejezés típusának megfelelő fix vagy változó paraméteres kifejezés összeállítására is. Dátum típusú paraméter esetén lehetőség van a rendszerdátumnak (mindenkori aktuális gépi dátum), illetve az arra épülő részkifejezésnek a feltételbe történő beépítésére is;
- a logikai kifejezés (mely lehet egy logikai részkifejezés önmagában vagy két részkifejezés relációjával alkotott logikai kifejezés) összeállításának befejezése után, ha nincs több kapcsolandó feltétel, a kifejezést a Kész gombra kattintással lehet ellenőrizni. Sor kerülhet azonban újabb Feltétel kapcsoló művelet kiválasztására. Erre akkor van szükség, ha a feltételrendszerbe más adatokra épülő kifejezéseket is be kell építeni. Ha a választás és vagy vagy művelettel fejeződött be, az összeállított mondatrész hozzáadódik a képernyő középső részén levő feltétel-mondathoz, ekkor a képernyő alsó részéről eltűnik, helyet adva a további mondatrész-összeállításoknak. Ugyanez történik egyébként a Kész gomb lenyomásakor is. A teljes feltétel összeállítása ezután újabb mezőválasztással folytatódhat a fentiekben leírtak szerint. Az és - vagy műveletek előtt választható még a kiértékelése - tagadása műveletek valamelyike, amely az addig összeállított mondatrész igenlő vagy tagadó művelettel kombinált zárójelezését valósítja meg.
Az összeállított feltételmondat szintaktikai ellenőrzését a Kész gombra kattintással lehet ellenőrizni. A hibás kifejezést hibaüzenet jelzi, melyben a teljes összeállított feltételmondat is megjelenik. Ennek kiértékeléseként lehet a feltétel-definiálást megismételni, melyben a hibás részt ki lehet javítani. A hibátlan kifejezés az és - vagy műveletek valamelyikével tovább bővíthető a fentiekben leírtak alapján tetszés szerint, vagy a Módosítások mentése gombbal a listához elmenthető vagy teljes egészében elvethető és a korábbi feltétel visszaállítható a Módosítások visszavonása gombbal.